Akvariet bedre rustet mot kriser

Akvariet i Bergen har inngått en avtale med Nokas og deres datterselskap SEMAC, om gjennomføring av kurs i kriseledelse for ledergruppen, avdelingsledere og andre aktuelle fra Akvariet i Bergen.

Tekst: Janne Rosenberg, Cox
Foto: Trude Brun Wilhelmsen, TbW AS

– Dette for at vi skal kunne være mer beredt og bedre rustet i tilfelle terror og andre hendelser som kan skje, sier Geir Olav Melingen, direktør ved Akvariet i Bergen.

Må ha en beredskapsplan
Samtalene om dette temaet oppstod i København, på Nordic Arena sin årlige utenlandstur.
– Har du ansvaret for beredskapen i en virksomhet, er det for sent å etablere en beredskapsorganisasjon når en hendelse har oppstått. Det er heller ikke nok å lage et organisasjonskart og sende en mail til de utvalgte medlemmene og orientere dem om at de har fått en funksjon i tilfelle krise, sier Geir Svanberg, avdelingsleder i Nokas. 

I følge Svanberg forutsetter en vellykket håndtering av kriser og ulykker at man har utarbeidet en beredskapsplan og har trent på denne.
– Bevisstgjøring og repetisjoner gjør dem bedre rustet og forberedt på å utføre sine tildelte oppgaver med en gang noe skjer. Og vi ser at det er egentlig forsvinnende lite som skal til for å øke beredskapsevnen i en organisasjon til et troverdig nivå. I det minste er det avgjørende at selskapets ledelse har en felles forståelse og forventning til hva som kreves for å lede organisasjonen gjennom en krisesituasjon, sier han. 

Mye kan utløse en krise 
Hva er krise for deg og din arbeidsplass? Det er ikke bare terror som utløser en krise. Det kan være alt fra ulykker, dødsfall, arbeidskonflikter og matforgiftning til hvordan man skal håndtere en gjenglemt koffert, eller mistanke om en straffbar handling. Uønskede hendelser er ofte som dominobrikker. Den ene hendelsen utløser den neste, og situasjonen eskalerer til en krise som kan ramme foretaket unødig hardt. 

Lærer å være i forkant av situasjonen
På kurs i krisehåndtering får man et grundig innblikk i hvordan man bygger en beredskapsorganisasjon, og hva som forventes av den enkelte deltaker. Man velger ut personer fra ledergruppen til forskjellige, velegnede oppgaver som man blir drillet i. Beredskapsorganisasjonen er bindeleddet mellom skadested og strategisk nivå i virksomheten. Den kan være operativ, men skal også skaffe informasjon til strategiske enheter som trenger denne for å ta gode beslutninger. Den skal samtidig holde kontakten med myndighetene, eksterne aktører, pårørende og media.
– Kriseledelse innebærer med andre ord krav om at det tas tidskritiske beslutninger på ofte meget tynt grunnlag. Da blir det aldri feil å være forberedt, sier Svanberg. 

Når en hendelse oppstår er det beredskapsorganisasjonens oppgave umiddelbart å etablere en krisestab for å ta kontroll på situasjonen. Gjennom grundige forberedelser, beredskapsplanverk og trening er det mulig å være i forkant av situasjonen, og slik kunne styre utviklingen i ønsket retning. En krisestab som havner bakpå fra start, er prisgitt det som skjer utenfor egen organisasjon. Dette oppfattes som svært dårlig håndtering og blir raskt gjenstand for kritikk og påfølgende omdømmetap.
– Gode forberedelser, trent personell med tilgang til kompetanse og effektive krisehåndteringsverktøy er en forutsetning for å lykkes. Ofte er det ikke selve hendelsen som rammer hardest, det er foretakets manglende evne til å håndtere den på en profesjonell måte, sier Akvariedirektør Geir Olav Melingen før han tar med seg lærdommen fra SEMAC, og finpusser sin egen beredskapsorganisasjon i forkant av at sykkel-VM inntar Bergen by.